Tarea 11 Dificultades en la direccion de una reunion

Dificultades en la Dirección de una Reunión

• Dispersión en el tratamiento de los temas: hay que acotar los temas a tratar para que los asistentes sepan a qué se van a enfrentar.
• Falta de concreción y de criterios claros: los participantes tienen que ser concisos en su exposición y seguir los parámetros marcados por los organizadores.
• Ausencia de objetivos en el orden del día: qué se quiere conseguir con la reunión.
• Duración excesiva: las reuniones demasiado largas poco aportan. Además, provocan una pérdida de tiempo que impide hacer otras tareas importantes.
• Preparación insuficiente e inadecuada: durante el desarrollo de los temas se pone de manifiesto que falta información para poder llegar a tomar decisiones.
• Soluciones indeterminadas: no se sabe muy bien como llevar a cabo algunas propuestas o acuerdos de solución.
• Dirección ineficaz o inexistente: sensación de falta de control en la forma en que se conduce la reunión. Crea des motivación y dispersión que normalmente acaba con la falta de concreción de propuestas y soluciones.
• Discusiones no pertinentes: a veces, en medio de una reunión, alguien saca algún tema no previsto y deriva la discusión hacia otros asuntos que, en aquel momento, no se tendrían que tratar. Es muy común, especialmente en aquellas organizaciones que no dan voz a sus integrantes y éstos buscan cualquier momento para poder expresar su opinión.
• Retraso en el comienzo: difícilmente se ven reuniones que empiezan en la hora estipulada. Especialmente si es con otras empresas u organizaciones, indica poca seriedad y falta respeto por el tiempo de los demás.
• No llegar a tomar decisiones: hay reuniones que parecen una conversación entre diferentes personas en un contexto diferente al laboral. Por mucha confianza que haya entre las personas que hablen, hay que pensar que el objetivo de la reunión es tomar decisiones y cumplir objetivos que afectan a todos los integrantes. En caso de no entenderlo así, no se abordan los temas principales y se dejen para más adelante, cuando precisan de una rápida actuación.
• Interrupciones del exterior: es muy complicado mantener una reunión cuando se escuchan ruidos o constantemente entra y sale gente de la sala. Rompe el ritmo, eterniza las discusiones y dificulta seguir un orden y planificación.
• Dominancia de algunas personas: en una reunión hay que contar con la opinión de todo el mundo y fomentar la cooperación. Hay que saber exponer lo que uno propone, pero también escuchar. Por lo tanto, es importante tomar en consideración lo que cada uno diga y que no solamente sea una persona quien lleve la batuta.